导读
有些会议纪要写了两页，过几天再看，还是不知道谁要做什么。问题通常不在文字少，而在于把“有人提议”写成“大家决定”，把“希望周五完成”写成确定的截止时间。
AI 可以帮忙把记录分门别类，但不能替参会者确认承诺。整理纪要时，可以先找出三样东西，定下来的事、有人接手的事、还没定的事。
示例说明，全部虚构，仅供演示
先留住原始记录
别一上来就让 AI 写一篇漂亮的总结。先保留会影响后续工作的原话，尤其是决定、负责人和时间。记录里没有的内容，就留空。
下面是一段虚构的线上分享会筹备记录，用它演示整理方法。
大家同意先收集报名者的问题，再定分享主题。成员 A 说周三前整理第一批问题。有人希望周五发海报，但标题还没定。成员 B 建议分享控制在 60 分钟，会上没有确认。报名链接要不要沿用旧版？没人当场回答。
真实会议记录如果涉及客户、账号或内部信息，先确认参与者和使用场景是否允许用 AI 处理。明确禁止的，就手工整理；允许在脱敏后使用的，先去掉身份、账号等信息，再交给获准使用的工具。
让 AI 分类，别让它替会议做决定
把记录交给 AI 时，要求它标出依据和缺口。下面这段话可以直接复制，替换最后的记录。
请只根据下面的会议记录整理纪要，分成“已确认的决定”“行动项”“待确认的问题”三部分。每条后面附上对应的原句。行动项写明任务、负责人和期限；记录里没说清的地方写“待确认”。不要把建议或希望写成决定，也不要补充记录之外的信息。
会议记录〔在这里粘贴获准使用的记录〕
对照上面的例子，整理结果应该接近这样。
左右滑动查看完整表格
| 类型 | 内容 | 依据与缺口 |
|---|---|---|
| 已确认的决定 | 先收集报名者问题，再定分享主题 | “大家同意先收集报名者的问题，再定分享主题。” |
| 行动项 | 成员 A 在周三前整理第一批问题；对应的日历日期待确认 | “成员 A 说周三前整理第一批问题。” |
| 待确认 | 海报是否周五发布、标题是什么；对应日期和确认人待指定 | “有人希望周五发海报，但标题还没定。” |
| 待确认 | 分享是否控制在 60 分钟；确认人待指定 | “成员 B 建议分享控制在 60 分钟，会上没有确认。” |
| 待确认 | 报名链接是否沿用旧版；确认人待指定 | “报名链接要不要沿用旧版？没人当场回答。” |
这里最容易出错的是时间。AI 可能把“周三前”自动换成某个日期；如果记录没有会议日期，那个日期就没有依据。先保留原话，再请负责人确认。
发出前，自己核一遍
发出前，可以逐条核对这几条。
- 每项决定能否在原始记录里找到依据？
- 每项待办是否写清任务、负责人和期限？缺的地方是否标了“待确认”？
- 人名、数字、日期和承诺是否与原话一致？尤其别替别人把“希望”改成“答应”。
- 未决问题有没有交给能回答的人，而不是藏在长段落里？
一份够用的纪要，套这个结构就差不多了。
左右滑动查看完整代码
会议主题：
会议时间：
参与者：
已确认的决定
- 决定：
- 依据：
行动项
- 任务：
负责人：
截止时间：
依据：
待确认的问题
- 问题：
需要谁确认：发给参会者时，把“待确认”保留下来吧。有人补充或纠正，再更新纪要；不要因为 AI 写得顺，就把没讨论过的事情当成会议结论。